მიუხედავად იმისა, რომ ყველა ბიზნეს კონფერენცია ზოგადად მოიცავს მრავალფეროვან მომხსენებლებს, რომლებიც განიხილავენ დამსწრეებისთვის საინტერესო თემებს, საუკეთესო ღონისძიებები მოიცავს სხვადასხვა ტიპის აქტივობებს. დარწმუნდით, რომ შემდეგი ღონისძიება, რომელსაც თქვენ გეგმავთ წარმატებული იქნება იმ ვარიანტების ჩათვლით, რომლებიც მოეწონებათ სამიზნე აუდიტორიის ყველა სეგმენტს.
მთავარი მომხსენებლები
საკვანძო მომხსენებლები შეიძლება იყოს დიდი გათამაშება კონფერენციის დამსწრეებისთვის. ეს ჩვეულებრივ ზოგადი სესიის პრეზენტაციებია, რაც იმას ნიშნავს, რომ არ არსებობს სხვა მომხსენებლები, რომლებიც ატარებენ სესიებს ერთდროულად.თემები, როგორც წესი, სცილდება სტანდარტული პროფესიული განვითარების საფასურს, გვთავაზობს შთაგონებას ან უნიკალურ შეხედულებებს. მიუხედავად იმისა, რომ ძირითადი წამყვანების დანიშვნა შესაძლებელია ნებისმიერ დროს, ისინი ხშირად იჯავშნებიან კონფერენციაზე პირველი და ბოლო სესიებისთვის.
ღონისძიების ზომიდან და ბიუჯეტიდან გამომდინარე, ზოგიერთი ჯგუფი მთავარ მომხსენებლებად წერს ცნობილ ადამიანებს ან სხვა მაღალი დონის პიროვნებებს. მაგალითად, დენ რეტერი იყო მთავარი მომხსენებელი HR Florida-ში 2016 წელს, ხოლო მალალა იუსაფზაი ისაუბრებს ადამიანური რესურსების მართვის საზოგადოების (SHRM) 2018 კონფერენციაზე და ექსპოზე. მცირე ორგანიზაციები ხშირად ჯავშნიან ადგილობრივ ცნობილ ადამიანებს ან მოტივაციური სპიკერებს ამ სესიებისთვის. თქვენ შეგიძლიათ იპოვოთ ძირითადი მომხსენებლები ისეთი ორგანიზაციების მეშვეობით, როგორიცაა სპიკერების ეროვნული ასოციაცია ან Big Speak.
ბრეაუუტ სესიები
ბრეაკოუტ სესიები არის საგანმანათლებლო პროგრამები, რომლებიც ტარდება მთელი დღის განმავლობაში ბიზნეს კონფერენციის ღონისძიებებზე. ერთსა და იმავე დროს დაგეგმილია ერთზე მეტი სესია, რათა დამსწრეებს საშუალება მისცენ აირჩიონ სხვადასხვა თემებიდან, რათა მათ შეძლონ თავიანთი განრიგის გარკვეული ხარისხით მორგება.იფიქრეთ თქვენი დარგის წარმატებული პროფესიონალების, ინდუსტრიის კონსულტანტებისა და ტრენერების, სამთავრობო სააგენტოების წარმომადგენლებისა და სხვა ექსპერტების დაჯავშნა ძირითადი სლოტებისთვის. იფიქრეთ თქვენი ორგანიზაციის ვებსაიტზე გამომსვლელთა მოწოდების გამოძახების მიზნით, რათა წაახალისოთ ადამიანები, რომლებიც დაინტერესებულნი არიან წვლილი შეიტანონ წინადადებების გაგზავნაში.
მონაწილეობის სპიკერების დაგეგმვისას, მნიშვნელოვანია შესთავაზოთ მრავალფეროვანი თემა და გაავრცელოთ თემები ისე, რომ ადამიანებს შეეძლოთ დაესწრონ პროგრამებს, რომლებიც მათ ინტერესებს შეესაბამება. მაგალითად, თუ თქვენ გყავთ ბუღალტერიასთან დაკავშირებული ორი მომხსენებელი, დაგეგმეთ ისინი სხვადასხვა დროს, რათა ბუღალტერიით ყველაზე მეტად დაინტერესებულ ადამიანებს ჰქონდეთ შესაძლებლობა დაესწრონ ორივეს. შესთავაზეთ ძალიან განსხვავებული თემები ერთდროულად, როგორიცაა მარკეტინგი ან მომხმარებელთა მომსახურება, რათა დამსწრეებს, რომლებსაც არ აინტერესებთ ბუღალტერია, ჰქონდეთ არჩევანის დიდი არჩევანიც.
ბრეინშტორმინგი
კონფერენციებზე დასწრების ერთ-ერთი ყველაზე დიდი უპირატესობა არის თანამოაზრე პროფესიონალებთან შეხვედრისა და კომუნიკაციის შესაძლებლობა. განიხილეთ დღის წესრიგში დროის გამოყოფა კონკრეტული თემებისთვის სპეციფიკური სესიებისთვის. მაგალითად, შეგიძლიათ დაბლოკოთ რამდენიმე სეანსი, რომ იყოს მრგვალი მაგიდის დისკუსიები დამსწრეებისთვის აქტუალურ ცხელ თემებზე. ალტერნატიულად, შეგიძლიათ დანიშნოთ დასაჯდომი ადგილები ადგილის ფოიეში, რომელიც გამოიყოფა განსაკუთრებული ინტერესის მქონე დისკუსიებისთვის დღის სხვადასხვა დროს. დამსწრეები, რომლებიც დაინტერესებულნი არიან შეიტყონ მეტი იმაზე, თუ რას ფიქრობენ სხვები დანიშნულ თემებზე, დააფასებენ შესაძლებლობა მიიღონ მონაწილეობა მიიღონ მსგავსი რამ.
საცალო გაყიდვები
კონფერენციებზე ხშირად არის პორტატული საცალო მაღაზიები, სადაც დამსწრეებს შეუძლიათ შეიძინონ ბრენდირებული ნივთები, რომლებსაც სპონსორი ასოციაცია გვთავაზობს, როგორიცაა მაისურები, კალმები, პორტფოლიოები და სხვა. ამ საცალო გაყიდვების მაღაზიებში, როგორც წესი, არის წიგნები დაწერილი ავტორების მიერ, რომლებიც ლაპარაკობენ ღონისძიებაზე.თუ თქვენს ჯგუფს არ შეუძლია დიდი რაოდენობით ინვენტარის ინვესტირება, უბრალოდ მიაწოდეთ რამდენიმე საჩვენებელი ელემენტი, რომელიც დამსწრეებს შეუძლიათ შეუკვეთონ ღონისძიებაზე, რათა გამოგზავნოთ სახლში ან ოფისში. ისინი, ალბათ, დააფასებენ, რომ არ მოუწევთ სახლში წასაღებად ნივთების ტარება ან ჩალაგება, ასე რომ თქვენ შეიძლება აღმოაჩინოთ, რომ ამ გზით უფრო მეტს ყიდით.
წიგნის ხელმოწერა
ავტორებზე საუბრისას, კარგი იდეაა წიგნების ხელმოწერის დაგეგმვა მომხსენებლებისთვის, რომლებმაც გამოაქვეყნეს წიგნები ღონისძიების განმავლობაში. ზოგადად, უმჯობესია კონკრეტული ავტორის წიგნის ხელმოწერის მასპინძლობა უშუალოდ ინდივიდუალური გამოსვლის შემდეგ, რადგან დამსწრეები, რომლებიც აღფრთოვანებულნი არიან ინდივიდუალური პრეზენტაციით, შეიძლება პირდაპირ მივიდნენ ხელმოწერაზე, რათა შეიძინონ ხელმოწერილი წიგნი. ეს შეიძლება დაეხმაროს თქვენს ჯგუფს წიგნების გაყიდვების გაზრდაში და ასევე გახდის თქვენს ღონისძიებაზე გამოსვლის პერსპექტივას განსაკუთრებით მიმზიდველს ავტორებისთვის.
სავაჭრო გამოფენა
ბიზნეს კონფერენციების უმეტესობა მოიცავს სავაჭრო შოუს ნაწილს, რომელიც მოიცავს ტერიტორიის გამოყოფას, სადაც მოვაჭრეებს და სპონსორებს შეუძლიათ მოაწყონ ჯიხურები თავიანთი პროდუქტებისა და სერვისების საფასურის სანაცვლოდ. ფული, რომელიც შემოდის სავაჭრო შოუში მონაწილეობასთან დაკავშირებული გადასახადების შედეგად, შეუძლია დაფაროს მთლიანი ღონისძიების ჩატარების ხარჯები და ასევე დაეხმაროს დაგეგმილ ორგანიზაციას შემოსავლის მიღებაში თავისი ოპერაციების მხარდასაჭერად.
ზოგიერთ კონფერენციაზე სავაჭრო გამოფენა მუდმივად ღიაა, ზოგიერთში კი გამოფენის ჯიხურის განყოფილება ხელმისაწვდომია დამსწრეთათვის მხოლოდ იმ დროს, როცა სესიები არ მიმდინარეობს. თითოეულ გამოფენას ენიჭება კონკრეტული ჯიხურის ადგილი, სადაც ისინი აწყობენ დისპლეებს, რომლებიც ავრცელებენ თავიანთ პროდუქტებსა და სერვისებს. ისინი გუნდის წევრებს ავალებენ ჯიხურების დაკომპლექტებას და დამსწრეებთან ურთიერთობას. უმეტესობა ავრცელებს პროდუქტის ლიტერატურას და გვთავაზობს რაიმე სახის საჩუქრებს (ჩვეულებრივ, სარეკლამო ბიზნეს საჩუქრებს ან საჭმელს), ასევე აგროვებს საკონტაქტო ინფორმაციას დამსწრეებისგან, რათა მომავალში გამოიყენოს მარკეტინგული მიზნებისთვის.
მდუმარე აუქციონი
თუ თქვენი კონფერენცია არის სპონსორი ჯგუფის ან სხვა ასოციაციის მთავარი სახსრების შეგროვება, განიხილეთ ჩუმად აუქციონის მასპინძლობა. ეს გულისხმობს შემოწირული ნივთების შეგროვებას, რომლებზეც დამსწრეებს შეუძლიათ განაცხადონ წინადადება კონფერენციის დროს განსაზღვრული ვადით. ტენდერის დახურვის შემდეგ, "იგებს" თითოეულ პროდუქტზე ყველაზე მაღალი პრეტენდენტი - რაც ნიშნავს, რომ ისინი შეიძენენ ნივთს. ისინი, ვინც მონაწილეობენ, მხიარულობენ შოპინგით და კონკურენციით, განსაკუთრებით მაშინ, თუ ისინი იღებენ დიდ გარიგებებს და ორგანიზაცია სარგებლობს დამატებითი შემოსავლის ნაკადით ღონისძიებიდან.
საჭმელი: კვება და საჭმელები
საკვები ნებისმიერი საკონფერენციო ღონისძიების მნიშვნელოვანი ნაწილია! დიდი ალბათობით, დაგჭირდებათ კერძების და საჭმლის შეძენა კონვენციის ცენტრიდან, სასტუმროდან ან სხვა ადგილიდან, სადაც ღონისძიება გაიმართება. თქვენ უნდა დაგეგმოთ დილით მსუბუქი საუზმე, თუ ღონისძიება იწყება დღის დასაწყისში, ლანჩი თეფშზე ან ფურშეტზე და შუადღის საჭმელები. ზოგიერთი ღონისძიება ასევე მოიცავს საღამოს კვებას ერთ ან რამდენიმე ღამეში, განსაკუთრებით თუ არის დაჯილდოების ცერემონია ან სპეციალური საღამოს მთავარი პრეზენტაცია.
მენიუს შეკვეთისას, დარწმუნდით, რომ გქონდეთ მრავალფეროვანი არჩევანი სპეციალური დიეტური შეზღუდვების გათვალისწინებით. თუ თქვენ სთავაზობთ ბუფეტის არჩევანს, დარწმუნდით, რომ არსებობს არჩევანი იმ ადამიანებისთვის, რომლებსაც არ შეუძლიათ (ან არ ურჩევნიათ) ჭამა ისეთი რამ, როგორიცაა წებოვანა, შაქარი, ხორბალი, თხილი ან ხორცი. ასევე სასურველია გქონდეთ ვარიანტები მათთვის, ვინც მიჰყვება ვეგანურ ცხოვრების წესს. თუ თქვენ მიირთმევთ თეფშებს, ნება მიეცით დამსწრეებს აირჩიონ კერძები, რომლებიც შეესაბამება მათ კვებას. ამის გაკეთების ერთ-ერთი გზაა სარეგისტრაციო ფორმის განყოფილების ჩართვა, სადაც მონაწილეებს შეუძლიათ მიუთითონ დიეტური შეზღუდვები ან განათავსონ სპეციალური შეკვეთები.
დაწყების მიღება
განიხილეთ კონფერენციის პირველ ღამეს დაწყების მიღება, რომელიც ორიენტირებულია ღონისძიებაში მონაწილეთა ჩართვაზე და მხარდამჭერების (მიმწოდებლებისა და სპონსორების) პოპულარიზაციაზე. იდეა არის სახალისო ღონისძიების მასპინძლობა, რომელსაც ხალხი მოუთმენლად ელოდება დასწრებას და რაც მათ საშუალებას მისცემს სხვა დამსწრეებთან სტრუქტურირებული გზით სოციალიზაციას.
ეს მიღებები ხშირად იმართება სავაჭრო შოუს სართულზე, რაც დამსწრეებს აძლევს გამოფენის პირველ ხედვას მოდუნებულ გარემოში, სადაც საჭმელსა და სასმელებს ემსახურებიან. ეს ქმნის დამატებითი ღირებულების სარგებელს გამყიდველებისთვის და სპონსორებისთვის, რომლებიც ფულს იხდიან გამოფენის ჯიხურებისთვის, რადგან ამ მიღებებს, როგორც წესი, კარგად ესწრებიან კონფერენციის მონაწილეები.
შეიძლება იპოვოთ სპონსორი, რომელიც ამ ტიპის ღონისძიების ღირებულებას ანაზღაურებს სარეკლამო განხილვის სანაცვლოდ. თუ თქვენ აპირებთ ალკოჰოლის მიტანას მიღებაზე, გაითვალისწინეთ, რომ თითოეულ დამსწრეს მიეცით სასმელის ბილეთების გარკვეული რაოდენობა, რათა მათ მიიღონ რამდენიმე სასმელი უფასოდ. ეს ხელს შეუწყობს ხარჯების კონტროლს და სხვა პოტენციური პასუხისმგებლობის საკითხების მინიმუმამდე შემცირებას. საკვებსა და სხვა სახის სასმელებზე გადასახადი არ უნდა იყოს.
სოციალური კავშირები
მიზანშეწონილია ჩართოთ დამატებითი არაფორმალური გზები დამსწრეებისთვის ერთმანეთთან დასაკავშირებლად და მშვიდად სოციალიზაციისთვის.მაგალითად, შეგიძლიათ ჩართოთ Tweetup, რომელიც საშუალებას აძლევს ადამიანებს დაუკავშირდნენ მხიარულად, ამასთან ერთად გააძლიერონ ღონისძიების სოციალურ მედიაში ყოფნა. აირჩიეთ ოფიციალური ჰეშთეგი ღონისძიებისთვის, რათა დამსწრეებმა შეძლონ თავიანთი გამოცდილების ონლაინ გაზიარება.
ასევე კარგი იდეაა, რომ დამსწრეებს დარეგისტრირდნენ ჯგუფურ ღონისძიებებში მონაწილეობის მისაღებად, რომლებსაც ისინი დამოუკიდებლად გადაიხდიან, როგორიცაა კვება გარკვეულ რესტორნებში, მომხსენებლებთან ან ავტორებთან, რომელთა ნამუშევრები ხაზგასმულია ღონისძიებაზე., ან ადგილობრივი ღირსშესანიშნაობების სანახავად. ეს განსაკუთრებით სასარგებლოა იმ ადამიანებისთვის, რომლებიც არ ესწრებიან სხვა ადამიანებთან ერთად, რომლებსაც იცნობენ, რადგან ეს მათ საშუალებას აძლევს გაიცნონ სხვა დამსწრეები და ჩაერთონ ადგილობრივ ზონაში დამოუკიდებლად გასვლის გარეშე.
გასართობი
გართობა შეიძლება იყოს შესანიშნავი დამატებითი ფუნქცია დიდი კონფერენციებისთვის, განსაკუთრებით ისეთებისთვის, რომლებიც რამდენიმე დღის განმავლობაში გრძელდება. ზოგიერთი მრავალდღიანი კონფერენცია მოიცავს სამუშაო საათების შემდგომ ღონისძიებებს, როგორიცაა კონცერტები, კომედიური წარმოდგენები ან წვეულებები, რომლებზეც მონაწილეებს შეუძლიათ დასწრება.დამსწრეებისთვის დაშვება უნდა შედიოდეს ღონისძიების რეგისტრაციის საერთო საფასურში, თუმცა თქვენ ასევე უნდა მისცეთ მათ უფლება შეიძინონ დამატებითი ბილეთები მხოლოდ გასართობზე ორიენტირებული ნაწილი(ებ)ისთვის. ამგვარად, საქმიან მოგზაურებს, რომლებსაც მეგობრები ან ოჯახის წევრები მოჰყავთ, შეუძლიათ თავიანთი მოგზაურობის კომპანიონებიც ამ ტიპის ღონისძიებებისთვის.
სავარჯიშო ჯგუფები
შეიძლება გაგიძნელდეს ვარჯიშის რუტინის შენარჩუნება, როცა ქალაქგარეთ ხარ კონფერენციაზე. შეიძლება სასარგებლო იყოს, როდესაც ღონისძიების ორგანიზატორები აქვეყნებენ ორგანიზებული ჯგუფური სავარჯიშოების განრიგს. მაგალითად, შეგიძლიათ მიიღოთ კომიტეტის წევრი, რომელიც იცნობს ადგილობრივ ტერიტორიას, რათა უმასპინძლოს ყოველდღიურ გასეირნებას ან სირბილს, ან გამოყოთ ადგილი ადგილზე, რათა შესთავაზოთ ჯგუფური ფიტნესის გაკვეთილები მონაწილეობის მსურველებს.
დასწრების კარის პრიზები
ადამიანებს უყვართ რაღაცების მოგება, ასე რომ, ძალიან კარგია, რომ უზრუნველყოთ დამსწრეებისთვის დარეგისტრირების გზები და მოიგოთ კარის პრიზები ღონისძიების განმავლობაში.თქვენ შეგიძლიათ შეიტანოთ სპონსორი ორგანიზაციის მიერ მოწოდებული კარის პრიზები, ასევე მოვაჭრეების მიერ შეტანილი ნივთები. მაგალითად, ზოგიერთმა ჯგუფმა შეიძლება დააჯილდოოს ფულადი გრანდიოზული პრიზი (დაფინანსებული ორგანიზაციის ან სპონსორის მიერ), ასევე მცირე პრიზებით, რომლებიც შემოწირულია სავაჭრო შოუს გამოფენის მიერ.
ბევრი ჯგუფი მართავს კარის პრიზების დაჯილდოების პროცესს დამსწრეებისთვის ბინგოს ბარათების მიწოდებით, რომლებიც სავსეა თითოეული სპონსორის ან პირველი რამდენიმე გამყიდველის სახელით, რომლებიც დარეგისტრირდებიან და იხდიან. დამსწრეები უნდა ეწვიონ მითითებულ ჯიხურებს, რათა მიიღონ უნიკალური შტამპები ან ხელმოწერები, შემდეგ დასრულებული ბარათები შეიტანება ნახაზში. ბარათები იშლება წინასწარ განსაზღვრულ დროს (როგორც წესი, დღის ბოლოს), პრიზებით დაჯილდოვდებიან მონაწილეები, რომლებიც ესწრებიან.
ზოგიერთ ღონისძიებაზე გამყიდველები, რომლებსაც აქვთ კარის პრიზები, აჯილდოებენ მათ დამსწრეებისგან სავიზიტო ბარათების შეგროვებით ან მათი სამკერდე ნიშნებიდან შტრიხ კოდების სკანირებით.
გამოფენის კარის პრიზები
ზოგიერთი ჯგუფი ასევე გვთავაზობს კარის პრიზებს გამოფენისთვის, როგორც იმ პირებისა და კომპანიების შემდგომი ჩართვის საშუალება, რომლებიც უზრუნველყოფენ ფინანსურ მხარდაჭერას კონფერენციისთვის.ერთი ვარიანტია ერთი ან ორი გამოფენის სახელების დახატვა, რათა მიიღონ უფასო ჯიხურის ადგილი შემდეგი წლის ღონისძიებისთვის. თქვენ ასევე შეგიძლიათ განიხილოთ გამყიდველის წარმომადგენლების სახელების დახატვა, რათა დააჯილდოოთ სახალისო პრიზები, რომლებსაც ისინი სიამოვნებით მიიღებენ. ისინი დააფასებენ ამას და ეს შეიძლება დაეხმაროს მათ დამსაქმებლებს მოუწოდონ მონაწილეობა მიიღონ მონაწილეობა მომავალ წელს!
შეფასებები
მნიშვნელოვანია მიიღოთ გამოხმაურება წლევანდელი დამსწრეებისგან, ასევე მოვაჭრეებისა და სპონსორების მხრიდან. მიეცით საშუალება ყველა მონაწილეს შეავსოს შეფასების ფორმა. თქვენ შეგიძლიათ გაავრცელოთ ქაღალდის შეფასებები ღონისძიებაზე ან შემდგომი გამოკითხვის გაგზავნით რამდენიმე დღეში. არ აქვს მნიშვნელობა, თუ როგორ ითხოვთ გამოხმაურებას, მნიშვნელოვანია, რომ ეს გააკეთოთ! ასევე მნიშვნელოვანია, რომ მოუსმინოთ! გამოაქვეყნეთ შედეგები და მიიღეთ გამოხმაურება, რომელსაც მხედველობაში მიიღებთ მომავალი წლის ღონისძიების დაგეგმვისას.
გაატარეთ შესანიშნავი კონფერენცია
მიუხედავად იმისა, რომ ეს არ არის ყოვლისმომცველი სია ყველა შესაძლო ტიპის აქტივობისა, რომელიც შეიძლება იყოს შეტანილი კონფერენციაში, ის შესანიშნავი საწყისი წერტილია.გადახედეთ ამ იდეებს და წაახალისეთ სხვები, რომლებიც მონაწილეობენ თქვენი შემდეგი ღონისძიების დაგეგმვაში, იგივე გააკეთონ. გამოიყენეთ ის, რასაც ისწავლით გარკვეული აქტივობების შესარჩევად და საწყის წერტილად სხვა იდეების მოსაფიქრებლად, რაც დაგეხმარებათ თქვენი ღონისძიება კიდევ უფრო მიმზიდველი გახადოთ თქვენი სამიზნე აუდიტორიისთვის. არსებობს უამრავი კონფერენცია, ამიტომ მნიშვნელოვანია გადადგათ ნაბიჯები, რათა დარწმუნდეთ, რომ თქვენი კონფერენცია უზრუნველყოფს პროფესიული განვითარების ღირებულ შესაძლებლობებს და რესურსებს, ასევე სიამოვნებას.
