შიდა შემოსავლების სამსახურის (IRS) W-9 ფორმას სათაური აქვს „მოთხოვნა გადასახადის გადამხდელის საიდენტიფიკაციო ნომრისა და სერტიფიკაციისთვის“. ეს IRS დოკუმენტი შექმნილია იმისთვის, რომ შეაგროვოს ძირითადი საგადასახადო ინფორმაცია გარკვეული გადასახადის გადამხდელებისგან, რომლებიც შეიძლება იყვნენ ფიზიკური ან ბიზნესი.
ფორმის მიზანი W-9
უპირველეს ყოვლისა, W-9 კომპანიას აწვდის ძირითად ინფორმაციას გადასახადის გადამხდელების შესახებ, რომლებთანაც ის საქმიანობს. ეს საშუალებას აძლევს მათ შეატყობინონ გადასახადის გადამხდელს IRS-ში გაწეული მომსახურებისთვის გადახდილი თანხის შესახებ. შეერთებული შტატების მოქალაქეებმა და რეზიდენტმა უცხოელმა ფიზიკურმა პირებმა, კორპორაციებმა, ტრასტებმა და სხვა ტიპის ბიზნეს სუბიექტებმა, რომლებსაც არ აქვთ გადასახადების დაკავება მათი შემოსავლებიდან, უნდა შეავსონ W-9, ხოლო არარეზიდენტმა უცხოელმა ან უცხოელმა პირებმა შეავსონ ფორმა W-8.
თუ გადასახადის გადამხდელი არ შეავსებს და არ დააბრუნებს W-9-ს ან მიუთითებს არასწორი ან არასრული გადასახადის გადამხდელის საიდენტიფიკაციო ნომერი (TIN), გადასახადის გადამხდელზე გადახდილი ნებისმიერი თანხა შეიძლება დაექვემდებაროს სარეზერვო დაკავებას. ამ ვითარებაში კომპანია გადასახადის გადამხდელს შემოსავლის 28%-ს დააკავებს და დაკავებულ ნაწილს IRS-ს უგზავნის. ეს არის ფედერალური სააგენტოს გზა, რათა უზრუნველყოს შესაბამისი გადასახადების გადახდა, მაშინაც კი, თუ გადასახადის გადამხდელი არ არის სწორად იდენტიფიცირებული.
როდის არის საჭირო W-9?
ბიზნესმა უნდა მიიღოს W-9 ნებისმიერი ფიზიკური პირისგან ან კომპანიისგან, რისთვისაც მას დასჭირდება ინფორმაციის დაბრუნების წარდგენა IRS-ში. მაგალითად, ბიზნესს, რომელიც ქირაობს დამოუკიდებელ კონტრაქტორს კომპანიის ახალი ვებსაიტის დიზაინისთვის, სავარაუდოდ, უნდა წარადგინოს 1099-MISC ფორმა IRS-ში, რათა მოახსენოს, თუ რამდენი გადაუხადა ვებ დიზაინერს.
სრული 1099-MISC-ის შესატანად, ბიზნესს სჭირდება კონტრაქტორის საიდენტიფიკაციო ინფორმაცია - სახელი, TIN, მისამართი და ა.შ.ბიზნესს დასჭირდება შეაგროვოს W-9 ფორმა კონტრაქტორისგან ამ ინფორმაციის მისაღებად. ანალოგიურად, ბიზნესები ხშირად ითხოვენ W-9 ფორმებს კორპორატიული გამყიდველებისგან, რათა მათ ჰქონდეთ საჭირო ინფორმაცია, რათა მოახსენონ თავიანთი ბიზნეს ხარჯები, როგორც ამას მოითხოვს IRS.
W-9 ჩანაწერების შენახვა
როგორც საგადასახადო დოკუმენტების უმეტესობას, ბიზნესებმა უნდა შეინახონ ყველა W-9 ფორმის ასლები ბოლო შესაბამისი საგადასახადო დეკლარაციის შეტანიდან სულ მცირე სამი წლის განმავლობაში (ან დეკლარაციის ვადის გასვლის შემდეგ, თუ მოგვიანებით). ზემოხსენებულ მაგალითში, თუ ბიზნესმა დადო კონტრაქტი ვებ დიზაინერთან 2017 წელს და მან დაასრულა სამუშაო წლის ბოლომდე, ბიზნესმა უნდა შეინარჩუნოს თავისი W-9 ფორმა მინიმუმ 2021 წლის 16 აპრილამდე (თუ ვივარაუდებთ, რომ ბიზნესმა შეიტანა 2017 წ. საგადასახადო დეკლარაცია 2018 წლის 15 აპრილს).
როგორ შეავსოთ W-9 ფორმა
ნამდვილი W-9 საკმაოდ მოკლე და შედარებით მარტივია. იგი შედგება სამი ძირითადი ნაწილისგან: პერსონალური ინფორმაცია, TIN და სერტიფიცირება.
პირადი ინფორმაციის განყოფილება
ხაზში 1, გადასახადის გადამხდელებმა უნდა მიუთითონ თავიანთი სახელი, როგორც ეს მათ საგადასახადო დეკლარაციაშია. მიუხედავად იმისა, რომ ისინი ტექნიკურად ბიზნეს სუბიექტები არიან, ინდივიდუალური მეწარმეებმა ამ განყოფილებაში უნდა დაასახელონ საკუთარი იურიდიული სახელი.
ინდივიდუალური მეწარმეები იმეორებენ თავიანთ სახელს მეორე სტრიქონში, რომელიც ითხოვს „ბიზნესის სახელს ან უგულებელყოფილი ერთეულის სახელს“. აქ ისინი ათავსებენ თავიანთ სრულ სახელს და ასოებს DBA, რაც ნიშნავს "საქმის კეთებას როგორც", რასაც მოჰყვება ბიზნესის ფიქტიური სახელი, ასეთის არსებობის შემთხვევაში. მაგალითად, თუ ჯონ სმიტი იყო Speedy Plumbing-ის ერთადერთი მფლობელი, ის შეავსებდა პირველ ხაზს, როგორც ჯონ სმიტი და მეორე ხაზს, როგორც John Smith DBA Speedy Plumbing.
შემდეგ, გადასახადის გადამხდელი ამოწმებს ველს „ინდივიდუალური/ერთპიროვნული მესაკუთრე“, რომელიც მდებარეობს სახელწოდების ხაზების ქვეშ. გადასახადის გადამხდელმა ასევე უნდა მიაწოდოს თავისი საფოსტო მისამართი მე-5 და მე-6 სტრიქონებზე. კლიენტის ინფორმაცია შეიძლება იყოს მითითებული ფორმის მარჯვენა მხარეს ამ ზონაში, მაგრამ ეს არ არის საჭირო.
პერსონალური ინფორმაციის განყოფილება ბიზნესისთვის
ბიზნესებმა ან სხვა სუბიექტებმა უნდა განათავსონ თავიანთი იურიდიული სახელი (ზუსტად ისე, როგორც ეს მათ საგადასახადო დეკლარაციაშია ნაჩვენები) სტრიქონზე 1. თუ ბიზნესს ასევე აქვს სავაჭრო სახელი ან DBA, ეს მიდის ხაზში 2.
შემდეგ, გადასახადის გადამხდელი ამოწმებს უჯრას, სადაც მითითებულია, თუ როგორ არის კლასიფიცირებული ბიზნეს სუბიექტი მისი სამართლებრივი სტრუქტურის მიხედვით. თქვენ უნდა მიუთითოთ არის თუ არა სუბიექტი C კორპორაცია, S კორპორაცია, პარტნიორობა, შეზღუდული პასუხისმგებლობის საზოგადოება (შპს) და ა.შ.
თუ ბიზნესი არის ერთწევრიანი შპს, მონიშნეთ ველი „ინდივიდუალური/ერთპიროვნული მეწარმე“და არა „შპს“. შპს-ები, რომლებმაც აირჩიეს დაბეგვრის ალტერნატიული ფორმა (მაგ. შპს, რომელმაც აირჩია დაბეგვრას როგორც S Corporation) შეიყვანენ საგადასახადო კლასიფიკაციის კოდს შპს ჩამრთველის გვერდით არსებულ სივრცეში, როგორც მითითებულია ფორმაში.
საწარმოს მთავარი საფოსტო მისამართი უნდა იყოს მითითებული მე-5 და მე-6 სტრიქონებში. კლიენტის მისამართი ასევე შეიძლება დაემატოს საფოსტო მისამართის განყოფილების მარჯვნივ არსებულ სივრცეში, მაგრამ ეს არ არის საჭირო.
გამონაკლისები
გადასახადის გადამხდელთა უმეტესობა დატოვებს 4 სტრიქონში არსებულ სივრცეებს. მე-4 სტრიქონში პირველი ინტერვალი მიუთითებს, რომ გადასახადის გადამხდელი თავისუფლდება სარეზერვო დაკავებისგან. ფიზიკური პირები და ინდივიდუალური მეწარმეები თითქმის არასოდეს გათავისუფლდებიან სარეზერვო დაკავებისგან, მაგრამ გარკვეულ სიტუაციებში კორპორაციები თავისუფლდებიან. გადახდის მიმღების კოდები და გარემოებები ჩამოთვლილია W-9-ის მესამე გვერდზე. თუ თქვენ აკმაყოფილებთ რომელიმე ამ პირობას, თქვენ განათავსებთ შესაბამის კოდის ნომერს მე-4 სტრიქონისთვის პირველ სივრცეში.
მე-4 სტრიქონში FATCA განყოფილება მოქმედებს მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ თქვენ უგზავნით W-9-ს უცხოურ ფინანსურ ინსტიტუტში და გათავისუფლებული ხართ უცხოური ანგარიშის საგადასახადო შესაბამისობის აქტის (FATCA) ანგარიშგებისაგან. ამ სიტუაციაში, გადახედეთ კოდებისა და მიზეზების სიას W-9 ფორმის მესამე გვერდზე, რათა ნახოთ, აკმაყოფილებთ თუ არა კვალიფიკაციას და განათავსეთ შესაბამისი კოდის ასო FATCA სივრცეში მე-4 სტრიქონში.თუ ეჭვი გეპარებათ, ჰკითხეთ ფინანსურ ინსტიტუტს, რომელიც ითხოვს ფორმას, უნდა შეავსოთ თუ არა ეს ადგილი.
ანგარიშის ნომრის ინფორმაცია
პირადი ინფორმაციის განყოფილების ბოლო სტრიქონი ეხება „ანგარიშის ნომრებს“. აქ, გადასახადის გადამხდელი ჩამოთვლის ყველა ანგარიშს, რომელიც მათ აქვთ IRS-ში, რათა გადაიხადონ გადასახადები ან წინასწარი გადახდები მოსალოდნელი საგადასახადო ვალდებულების ვალდებულებებისთვის. ეს ინფორმაცია არჩევითია და ჩვეულებრივ უნდა დარჩეს ცარიელი.
გადასახადის გადამხდელის საიდენტიფიკაციო ნომერი (TIN)
TIN განყოფილება უნდა იყოს შევსებული, მიუხედავად იმისა, არის თუ არა გადასახადის გადამხდელი ფიზიკური, ინდივიდუალური მეწარმე თუ ბიზნეს სუბიექტი.
- ფიზიკური პირები განათავსებენ თავიანთ სოციალური დაცვის ნომერს ფორმის მარჯვენა მხარეს, მითითებულ სივრცეებში.
- ერთპიროვნულ მეწარმეებს და ერთწევრიან შპს-ებს შეუძლიათ გამოიყენონ სოციალური უსაფრთხოების ნომერი ან დამსაქმებლის საიდენტიფიკაციო ნომერი (EIN), თუმცა IRS ურჩევნია სოციალური დაცვის ნომრებს.
- იმ შემთხვევაშიც კი, თუ კონკრეტული ფიზიკური პირი პასუხისმგებელია ერთეულზე, სხვა ტიპის ბიზნეს სუბიექტები განათავსებენ თავიანთ EIN-ს მითითებულ სივრცეებში.
სერთიფიკატის განყოფილება
ამ განყოფილებაში გადასახადის გადამხდელი ხელს აწერს ფორმას და ადასტურებს მასში შემავალი ინფორმაციის სინამდვილეს. ყალბი ინფორმაციის წარუდგენლობა ან შეგნებულად წარდგენა გადასახადის გადამხდელს ექვემდებარება ჯარიმებს.
W-9 შესაბამისობა
მიუხედავად იმისა, ხართ დამოუკიდებელი კონტრაქტორი ან ბიზნესი, რომელიც მომსახურებას უწევთ კლიენტს, თუ თქვენ ხართ კომპანია, რომელიც ქირაობს ფიზიკურ პირებს ან ბიზნეს სუბიექტებს მომსახურების გაწევისთვის, W-9 ფორმები გადამწყვეტია საგადასახადო შესაბამისობისთვის. მიმართეთ კვალიფიციურ საგადასახადო პროფესიონალს, თუ გაქვთ განსაკუთრებული გარემოებები ან არ ხართ დარწმუნებული, გჭირდებათ ამ ფორმის შევსება ან მოთხოვნა.
