ეფექტური მოხალისეობრივი კომუნიკაციის შენარჩუნება აუცილებელია ყველა არაკომერციული ორგანიზაციის წარმატებისთვის. იმისათვის, რომ მოხალისეებს ენერგიული და ჩართულნი ჰქონდეთ თავიანთ საქმეში, მნიშვნელოვანია, აცნობოთ მათ, რა არის ორგანიზაციის საჭიროებები, გამოხატოთ მადლიერება მათი ძალისხმევისთვის და დარწმუნდით, რომ მათ ესმით, რამდენად მნიშვნელოვანია მათი წვლილი. ეფექტური კომუნიკაცია გადამწყვეტი ელემენტია მოხალისეებთან ხანგრძლივი ურთიერთობის დამყარებისთვის.
დაამატეთ მოხალისეთა განყოფილება თქვენს ვებსაიტზე
თქვენს ვებსაიტზე მოხალისეებისთვის სპეციფიკური განყოფილების დამატება შესანიშნავი გზაა თქვენს ამჟამინდელ მოხალისეებთან კომუნიკაციისა და ახლის მოსაზიდად.თქვენი ჯგუფის ვებსაიტზე მოხალისეთა კომუნიკაციის ცენტრის შექმნით და შენარჩუნებით, თქვენ გაუადვილებთ მოხალისეებს, გააგრძელონ ის, რაც ხდება ორგანიზაციაში. დარწმუნდით, რომ გამოაქვეყნეთ სურათები ან ვიდეოები, რომლებიც აჩვენებენ მოხალისეებს მოქმედებაში (მათი ნებართვით). თქვენ ასევე შეგიძლიათ გამოაქვეყნოთ ისეთი რამ, როგორიცაა მოხალისეების შესაძლებლობები, მომავალი კომიტეტის შეხვედრები და მოხალისეებისთვის საინტერესო სხვა ინფორმაცია. იმისდა მიხედვით, თუ რამდენად დახვეწილია თქვენი ვებსაიტი, თქვენ შეგიძლიათ შესთავაზოთ მოხალისეებს დოკუმენტების ატვირთვის, მათი მომსახურების საათების თვალყურის დევნება ან სასწავლო მასალების ნახვა.
გაიცანი მოხალისეები გამოკითხვის საშუალებით
გამოკითხვა არის გამოსადეგი საკომუნიკაციო ინსტრუმენტი მოხალისეების გასაცნობად და იმის გასარკვევად, თუ როგორ უნდათ ჩაერთონ თქვენს ორგანიზაციაში. იფიქრეთ, რომ გამოკითხვა ხელმისაწვდომი გახადოთ თქვენი ვებსაიტის მოხალისეთა განყოფილების მეშვეობით, ან ჩართოთ იგი ელ.ფოსტის შაბლონში, რომელიც მიეწოდება ახალ მოხალისეებს. მას უნდა ჰქონდეს მხოლოდ რამდენიმე კითხვა, რომელიც საშუალებას მოგცემთ გაიგოთ, რა სახის მოხალისეობრივ აქტივობებში სურთ მონაწილეობა და რა უნარები აქვთ.სთხოვეთ ვინმეს გადახედოს შედეგებს, შემდეგ კი ინდივიდუალურად მიაწოდეთ ინფორმაცია კომიტეტების ან პროექტების შესახებ, რომლებიც შეესაბამება მათ ინტერესებს. განათავსეთ ეს ინფორმაცია მოხალისეთა მონაცემთა ბაზაში, რომელიც შეიძლება გამოყენებულ იქნას მომავალში ხალხის გასაცნობად, როდესაც ახალი პროექტები ხელმისაწვდომი გახდება.
დაკავშირება მოხალისეებთან სოციალური მედიის საშუალებით
გამოიყენეთ თქვენი ორგანიზაციის სოციალურ მედიაში ყოფნა, როგორც კომუნიკაციის ინსტრუმენტი მოხალისეებთან და სხვა დაინტერესებულ მხარეებთან ურთიერთობისთვის. წაახალისეთ მოხალისეები, თვალყური ადევნონ ორგანიზაციის სოციალური მედიის გვერდებს და დაუბრუნდეთ კეთილგანწყობას, მაგალითად, უკან დახევით მათ Twitter-ზე ან Instagram-ზე. გამოაქვეყნეთ ფოტოები და წარწერები, რომლებიც ხაზს უსვამს თქვენი ჯგუფის მოხალისეების წვლილს, ჯგუფის მედიის გაშუქების ბმულებთან ერთად. წაახალისეთ მოხალისეები ურთიერთობისთვის ორგანიზაციის პოსტების კომენტარების და/ან გაზიარებით.ხელი შეუწყეთ მოხალისეთა ჩართულობას ორგანიზაციის საერთო კომუნიკაციის მცდელობებში სოციალური მედიის კომიტეტის შექმნით, რომელიც კოორდინაციას გაუწევს ან დაეხმარება სოციალურ პოსტებში.
გამოაქვეყნეთ მოხალისეთა საინფორმაციო ბიულეტენი
ბევრი არაკომერციული ორგანიზაცია ყოველთვიურად ან კვარტალურად უგზავნის ბიულეტენს მოხალისეებს, ასევე დონორებს, დაფინანსების სააგენტოებს, მომხმარებელთა მიმართვის წყაროებს და სხვა ჯგუფებს. საინფორმაციო ბიულეტენის გავრცელება შესანიშნავი საშუალებაა დაინტერესებულ მხარეებს აცნობოთ საქველმოქმედო ჯგუფის ბოლოდროინდელი მიღწევების, მიმდინარე პროექტებისა და სამომავლო მიზნების შესახებ. ის ასევე შესანიშნავ საშუალებას იძლევა გამოჩენილი მოხალისეების წვლილის აღიარებისთვის. იმისდა მიხედვით, თუ ვინ არიან თქვენი მოხალისეები და სხვა დაინტერესებული მხარეები, შეიძლება დაგჭირდეთ საინფორმაციო ბიულეტენის დაბეჭდვა და ფოსტით გაგზავნა, ან შეიძლება უკეთ მოგემსახუროთ ელექტრონული ბიულეტენი. იფიქრეთ დაინტერესებული მხარეების მოწვევაზე, რომ გამოიწერონ მიწოდების სასურველი ვარიანტი.
შეინარჩუნეთ ერთი ერთზე პერსონალური კონტაქტი
როცა საქმე ეხება მოხალისეებთან ურთიერთობის დამყარებას, არ არის შემცვლელი პირადი კონტაქტის დამყარებას იმ პირებთან, რომლებიც გულუხვად უთმობენ თქვენს დროსა და ნიჭს თქვენს ორგანიზაციას.მიზანშეწონილია პერიოდულად დაგეგმოთ პირისპირ შეხვედრები მოხალისეებთან, რომლებიც იკავებენ თავმჯდომარეების პოზიციებს ან რომლებიც ასრულებენ სხვა საკვანძო როლებს, რაც თქვენს საქველმოქმედო ჯგუფს საშუალებას აძლევს შეასრულოს თავისი მისია. მოხალისეების პერიოდულად გამოძახება შესამოწმებლად შეიძლება იყოს ეფექტური გზა ინდივიდუალური კონტაქტის შესანარჩუნებლად, ფორმალური, პირისპირ დისკუსიისთვის ან ვიდეო კონფერენციისთვის დროის გამოყოფის თხოვნის გარეშე. აღმასრულებელ დირექტორს ასევე შეუძლია მოაწყოს ჩატის დრო, როდესაც მოხალისეებს მოუწოდებენ გაჩერდნენ ან დარეკონ პირადი კავშირისთვის.
დაკავშირება კომიტეტის შეხვედრების მეშვეობით
მოხალისეთა კომიტეტის შეხვედრები შეიძლება იყოს არსებითი ყველა ტიპის პროექტის წარმატებისთვის. როდესაც ახალი პროექტი იწყება, მიზანშეწონილია გამართოთ შეხვედრა მოხალისეობით დაინტერესებულ პირებთან, რათა მათ ჰქონდეთ შესაძლებლობა გაიგონ მეტი რა ტიპის როლებია ხელმისაწვდომი და რა სახის დრო შეიძლება მოითხოვოს თითოეულმა. მას შემდეგ, რაც კომიტეტი ჩამოყალიბდება, იქნება ეს სპეციალური პროექტისთვის თუ მიმდინარე სამუშაო ჯგუფისთვის, რეგულარული შეხვედრები კვლავ მნიშვნელოვანია პროცესის მართვისა და მოხალისეების ეფექტური კომუნიკაციის შესანარჩუნებლად.უმჯობესია შეხვედრების განრიგი ჩამოაყალიბოთ, როგორიცაა ყოველი თვის მესამე სამშაბათი, რათა მოხალისეებმა წინასწარ შეძლონ გეგმების შედგენა.
სთხოვეთ მოხალისეებს გამოხმაურება
კომუნიკაცია უნდა მიმდინარეობდეს ორივე მიმართულებით. ისევე მნიშვნელოვანია მოხალისეების წახალისება, გაუზიარონ თავიანთი აზრები და იდეები ორგანიზაციას და მის ლიდერებს, ისევე როგორც უზრუნველყოფა, რომ ინფორმაცია მიედინება მოხალისეებს. არსებობს მრავალი გზა, რათა მოხალისეებს გაუადვილოთ გამოხმაურება ან წინადადებების გაზიარება. თუ მოხალისეები რეგულარულად შემოდიან ოფისში, მოაწყეთ წინადადებების ყუთი. ან დააყენეთ feedback@ ელფოსტის მისამართი, რომელიც მოხალისეებს შეუძლიათ გამოიყენონ ნებისმიერ დროს, როცა სურთ. ასევე კარგი იდეაა, რომ გამოვყოთ დრო ადამიანებისთვის, რათა გაუზიაროთ გამოხმაურება და წინადადებები შეხვედრების დღის წესრიგთან დაკავშირებით. თქვენ შეიძლება პერიოდულად გინდოდეთ ფოკუს ჯგუფების მასპინძლობა, რათა შეისწავლოთ და განიხილოთ უკუკავშირი. მნიშვნელოვანია, რომ მოხალისეებისთვის მარტივია გამოხმაურება.
მოიყვანეთ სოციალური შეკრებები მოხალისეებისთვის
შეუწოდეთ მოხალისეებს ერთმანეთთან დაკავშირების შესაძლებლობა სოციალური შეკრებების საშუალებით, რომლებიც არ მოიცავს დროისა და ფულის შემოწირულობის მოთხოვნას. იფიქრეთ პერიოდულად მოაწყოთ მხოლოდ მოხალისეებისთვის განკუთვნილი მიქსერი თქვენს ოფისში ან გამგეობის წევრის ან კომიტეტის თავმჯდომარის სახლში. მოიწვიე ყველა, ვინც მოხალისედ გამოცხადდა დადგენილ ვადაში. თქვენი ორგანიზაციის ბიუჯეტიდან გამომდინარე, შეგიძლიათ მიირთვათ გამაგრილებელი კერძები, ან შეიძლება უკეთესი იყოს, რომ დაგეგმოთ ფული. მთავარი ის არის, რომ ადამიანებს, რომლებიც იზიარებენ ინტერესს თქვენი ორგანიზაციის მიმართ, გაეცნონ ერთმანეთს და დაიწყონ ობლიგაციების ჩამოყალიბება. ყოველივე ამის შემდეგ, თქვენი მოხალისეები ბევრად უფრო მეტად დარჩებიან ორგანიზაციაში ჩართული, თუ მათი მეგობრებიც ჩაერთვებიან.
აღიარეთ მოხალისეთა ძალისხმევა
დარწმუნდით, რომ მოხალისეები აღიარებულნი არიან იმ მნიშვნელოვანი როლისთვის, რომელსაც ისინი გეგმავენ, რათა თქვენი ორგანიზაცია შეასრულოს თავისი მისია ან სხვაგვარად დაეხმაროს მნიშვნელოვან საქმეებს. დარწმუნდით, რომ ორგანიზაციის საჯარო ხსენებები აღიარებს მოხალისეებს და არა მეტისმეტად ფოკუსირებას აღმასრულებელ დირექტორზე ან სხვა პერსონალზე.მაგალითად, როდესაც ეძებთ ორგანიზაციის საჯაროობას, მიმართეთ მედიის წევრებს ან ბლოგერებს, რომ თანამშრომლების გარდა გასაუბრებოდნენ კომიტეტის თავმჯდომარეებს ან გამგეობის წევრებს. ორგანიზაციის საქმიანობის ამსახველი ფოტოების გამოქვეყნებისას აირჩიეთ სურათები, რომლებზეც გამოსახულია მოხალისეები. სპეციალური ღონისძიების დაფინანსების ხელშეწყობისას, განიხილეთ განცხადებაში კომისიის წევრების სახელების ჩამოთვლა.
ფორმალურად გამოხატეთ მადლიერება მოხალისეებისთვის
აღიარება მნიშვნელოვანია, მაგრამ ასევე მნიშვნელოვანია დაფასება. დარწმუნდით, რომ მადლობა გადაუხადეთ მოხალისეებს, როგორც პირისპირ, ასევე ფორმალური მადლობის შენიშვნების მეშვეობით. იფიქრეთ წელიწადში ერთხელ მაინც მოხალისეთა მადლიერების ღონისძიების მასპინძლობაზე, როგორიცაა მხოლოდ მოხალისეებისთვის განკუთვნილი ლანჩი ან სხვა შეკრება, რომელიც მოიცავს მოხალისეთა მადლიერების სიტყვას და მომსახურების ჯილდოებს. მიეცით დაფები ან სხვა ჯილდოები იმ მოხალისეებისთვის, რომლებმაც შეიტანეს განსაკუთრებით მნიშვნელოვანი წვლილი ჯგუფში ან რომლებიც არიან დიდი ხნის მხარდამჭერები.გაითვალისწინეთ წლების სამსახურის ჯილდოები ძირითადი ეტაპებისთვის, ასევე ქაღალდის მადლობის სერთიფიკატები ყველა მოხალისისთვის.
გამოიყენეთ სხვადასხვა მოხალისეთა საკომუნიკაციო ხელსაწყოები
ნებისმიერმა ორგანიზაციამ, რომელიც ეყრდნობა მოხალისეთა მომსახურებას, უნდა გადადგას ნაბიჯები იმისათვის, რომ ჩაერთოს და შეინარჩუნოს ისინი, ვინც იზიარებს მათ დროსა და ნიჭს და დასახმარებლად ახალი ადამიანების დაქირავება. მოხალისეებთან ეფექტური კომუნიკაციის შემცვლელი არ არის. სხვადასხვა საკომუნიკაციო ხელსაწყოების გამოყენება დაგეხმარებათ შექმნათ და ჩართოთ მოხალისეთა ძლიერი გუნდი, რომლებიც ერთგული არიან თქვენი ორგანიზაციის მიმართ. ეფექტური მოხალისეობრივი კომუნიკაციის საშუალებით, თქვენ შეძლებთ მყარი ურთიერთობების დამყარებას იმ პირებთან, რომლებიც სავარაუდოდ დარჩებიან თქვენს საქველმოქმედო ორგანიზაციაში მრავალი წლის განმავლობაში.
