ღონისძიების დაგეგმვა თქვენი ორგანიზაციისთვის არის სტრესული და ძალიან შრომატევადი. კარგად ორგანიზებულობა დაგეხმარებათ სტრესის შემსუბუქებაში და დროის დაზოგვაში. დაგეგმვისას გასათვალისწინებელი ერთი მნიშვნელოვანი ასპექტია მოწვევა. მოწვევა აცნობებს ხალხს მომავალი ღონისძიების შესახებ და სთხოვს მათ დასწრებას. ხშირად ისინი პირველად ესმით ღონისძიების შესახებ, ამიტომ მნიშვნელოვანია მოწვევაში ყველა დეტალის გაშუქება.
მოწვევის ძირითადი ელემენტები
მოწვევაში შემავალი ძირითადი ელემენტებია:
- ღონისძიების მასპინძელი ორგანიზაცია
- თარიღი
- დრო
- ადგილი
- RSVP საკონტაქტო ინფორმაცია
- ფასი ღონისძიებაზე დასასწრებად
ასევე მნიშვნელოვანია მოწვევის დროულად გაგზავნა. ეს ნიშნავს მოვლენამდე მინიმუმ ექვსიდან რვა კვირით ადრე. ეს აძლევს სტუმრებს დროს რეაგირებისა და შესაბამისად დაგეგმვისთვის.
მოსაწვევების წერა ფონდის მოზიდვისთვის
სწორი ფორმულირების არჩევამ შეიძლება შექმნას ტონი თქვენი სახსრების მოზიდვისთვის და შეატყობინოს სტუმრებს ღონისძიების ფორმალობის შესახებ და რას უნდა ელოდონ ისინი.
მოწვევის ინსტრუქციები
მოწვევის დაწერისას გასათვალისწინებელი რამდენიმე სახელმძღვანელო მოიცავს:
- აუცილებლად მკაფიოდ დააფიქსირეთ ვინ ისარგებლებს ღონისძიებით.
- ჩართეთ ღონისძიების სპეციფიკა, როგორიცაა სადილი მიირთმევს თუ იქნება ქეშ ბარი.
- აუცილებლად ახსენეთ ღონისძიების ფორმალობა. თუ ღონისძიება ფორმალურია, მიუთითეთ, რომ ეს არის შავი ჰალსტუხი, რათა სტუმრებმა იცოდნენ ჩაცმის კოდი.
- ყოველთვის მიეცით საკონტაქტო ინფორმაცია იმ შემთხვევაში, თუ სტუმრებს რაიმე შეკითხვა ექნებათ.
- თუ ღონისძიება უცნობ ადგილზეა, გაითვალისწინეთ მოწვევაში მითითებები.
სხვა მოსაზრებები
სხვა რამ, რაც გასათვალისწინებელია მოწვევის დაწერისას არის:
- თემა:აირჩიეთ თემა და შეიტანეთ იგი მოსაწვევში. მაგალითად, თუ ღონისძიება გოლფის გასეირნებაა, მოწვევისთვის გამოიყენეთ გოლფის თემა.
- RSVP: ყოველთვის დაურთეთ საპასუხო ბარათი სტუმრებისთვის, რომ უკან გამოაგზავნოთ. ბარათს უნდა ჰქონდეს ადგილი სტუმრის სახელის დასაწერად, საჭიროების შემთხვევაში გადახდის ნებისმიერ ფორმასთან ერთად.
- იყავი გამორჩეული: თუ რაიმე უნიკალურია თქვენს ღონისძიებაში, ჩამოთვალეთ იგი მოწვევაში სტუმრების მოსაზიდად. მაგალითად, შეიძლება აღინიშნოს ჩუმი ან ცოცხალი აუქციონი ან თუ არის სპეციალური გასართობი.
მოწვევის ფორმულირების ნიმუში
არსებობს უსაზღვრო გზები, რათა გამოაცხადოთ მოწვევა ფონდის მოზიდვისთვის. თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ შემდეგი ნიმუშები, როგორც სახელმძღვანელო საკუთარი მოწვევის დასაწერად:
ნიმუში 1
წლიური ქუდების სადილი
გთხოვთ შემოგვიერთდეთ შუადღის ლანჩზე
ადგილზე
დღეზე და დროს
ლანჩი მიირთმევენ 13:00 საათზე. უფასო ღვინით
პრიზები დაჯილდოვდება საუკეთესო ქუდზე
პარკინგი
50$ შემოწირულობა ისარგებლებს ორგანიზაცია
ნიმუში 2
მოწვეული ხართ ღონისძიების სახელზე
თარიღი
ადგილმდებარეობა
18:00 სთ. კოქტეილები და ჰოს დ'ოევრები
ქეშ ბარი
7:30 სთ. ვახშამი
მდუმარე და ცოცხალი აუქციონი
შავი ჰალსტუხი დაფასებულია
ABC სარგებლობა
მოიზიდეთ სტუმრები თქვენს ღონისძიებაზე დასასწრებად
გახსოვდეთ, რომ მოწვევა ხშირად პირველია, რასაც სტუმრები ხედავენ, რათა გააფრთხილონ თქვენი ღონისძიების შესახებ. დარწმუნდით, რომ დაუთმეთ დრო, რომ ყურადღებით შეარჩიოთ მოწვევა და ნათლად გამოხატოთ ის, რაც სტუმრებს აძლევს კონკრეტულ ინფორმაციას იმის შესახებ, თუ რას უნდა ელოდონ. სახსრების მოზიდვის მოსაწვევების შექმნისას ყოველთვის გახსოვდეთ ტონი, რომელიც გსურთ დააწესოთ თქვენი ღონისძიებისთვის და ასახეთ ეს თქვენს ფორმულირებაში. იყავით ისეთივე კრეატიული, რამდენიც გსურთ, რათა სტუმრები დაესწრონ თქვენს დაფინანსების ღონისძიებას და მხარი დაუჭიროთ თქვენს საქმეს.
